Tài chính cá nhân

Cách ghi chép chi tiêu cá nhân chuẩn chỉ, khoa học và đẳng cấp như 1 kế toán doanh nghiệp!

chi tieu ca nhan
5/5 - (4 votes)

Độc lập và tự do tài chính đòi hỏi rất nhiều những nỗ lực nhỏ bé hàng ngày để xây dựng một nền tảng vững chắc. Một trong số những nỗ lực rất quan trọng đóng góp cho công cuộc này phải kể đến là việc xây dựng một phương pháp chi tiêu đúng đắn và khoa học, bắt đầu từ việc ghi chép lại các chi tiêu hàng ngày, hàng tháng thật cẩn thận.

Nghe thì rất đơn giản, nhưng không ít người đã không đủ kiên trì để thực hiện thói quen nhỏ bé này. Số ít người khác thực hiện không đúng cách khiến cho mọi thông tin rối tung hết cả, cũng dẫn đến nản chí, bỏ dở giữa chừng. Vậy cách ghi chép chi tiêu cá nhân như thế nào? Làm sao để mọi thứ trở nên dễ dàng mà vẫn chính xác, chuẩn chỉ như cách một kế toán doanh nghiệp làm báo cáo? Nếu bạn là người đang xây dựng kế hoạch tích lũy tài chính thì đừng bỏ lỡ bài viết này nhé!

Xem thêm: Tự do tài chính là gì và tại sao chúng ta cần Tự do tài chính?
Hoặc: 10 chiến lược quản lý tài chính cá nhân cực kỳ hiệu quả!

Ghi chú nhanh những chi tiêu vừa thực hiện

Để quản lý các chi tiêu hàng ngày của mình, điều cần phải làm là việc lập ra một bảng thống kê chi tiết TẤT CẢ các chi phí phát sinh, dòng tiền ra vào, tình hình cân đối tài sản… giống như cách mà một doanh nghiệp thể hiện tình hình sức khỏe tài chính trên các báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thời gian thư thả để nhập liệu các chi tiêu vừa thực hiện ngay tại chỗ. Đôi khi đó là những chi tiêu lặt vặt (ví dụ, tiền gửi xe 5.000đ) nhưng bạn phải nhanh chóng trả tiền để tiếp tục di chuyển. Trong trường hợp đó, hãy ghi nó ra tờ note, hoặc sử dụng các ứng dụng ghi chú trên điện thoại thông minh. Thông tin chỉ cần súc tích, cô đọng để bạn “nhớ” được nó được thực hiện lúc nào, ở đâu và cho cái gì.

Cho đến cuối ngày khi về nhà nghỉ ngơi, bạn sẽ liệt kê các chi tiêu từ ghi chú nhanh này để nhập liệu vào bảng “báo cáo tài chính cá nhân” của mình.

Ghi nhanh các chi tiêu ra tờ note nếu bạn đang vội (ảnh minh họa)

Lập bảng "báo cáo tài chính cá nhân"

Bảng báo cáo tài chính cá nhân là một cách ghi chép chi tiêu cá nhân tuyệt vời để giúp bạn vừa nắm được mức chi tiêu của mình trong một thời gian ngắn, vừa để theo dõi sự tăng trưởng tài sản tích lũy của mình trong một thời gian dài.

Một bảng báo cáo tài chính cá nhân sẽ bao gồm những nội dung sau:

  1. Cân đối tài sản (Balance Sheet): Thống kê tình hình tổng tài sản của bạn đang có hiện tại, bao gồm tiền và các khoản tương đương tiền (vàng bạc chẳng hạn), các khoản tiết kiệm, đầu tư và các tài sản khác như đất đai, xe cộ… và cả các khoản nợ như vay cá nhân, nợ tín dụng…
  2. Báo cáo thu nhập (Income Statement): Bên cạnh thu nhập chính từ việc làm công ăn lương hay kinh doanh, nếu bạn có bất cứ một thu nhập nào khác, thì nó sẽ được liệt kê ở đây.
  3. Dòng tiền (Cash-flow), hay còn gọi là Lưu chuyển tiền tệ: Đây là phần ghi lại tất cả những diễn biến dòng tiền ra – vào trong kỳ. Mọi chi tiêu mua sắm, hay bất cứ khoản tiền nhỏ phát sinh nào của bạn sẽ được ghi lại ở đây.

Cân đối tài sản (Balance Sheet)

Như đã nói trên, đây là bản báo cáo tình hình tài sản của bạn ở thời điểm hiện tại. Bảng này bao gồm 2 phần là Tài sản và Nợ. Tốt nhất hãy sử dụng Excel để thống kê thuận tiện và chính xác.

Nếu có khả năng, hãy tính toán tất cả những tài sản bạn đang sở hữu và thống kê chúng lại (bao gồm cả xe cộ và nhà cửa nếu có) theo giá hiện tại (không phải giá gốc). Còn nếu bạn không muốn dành quá nhiều thời gian để đầu tư cho mục Tài sản, tối thiểu bạn cần phải liệt kê được Tiền mặt hiện có và các khoản tiền tiết kiệm, đầu tư.

Tương tự với phần Nợ, hãy ghi rõ khoản nợ đó đến từ đâu, thẻ tín dụng, vay ngân hàng hay vay người khác… Riêng với Nợ, bạn bắt buộc phải thống kê đủ để có kế hoạch trả nợ đúng hạn.

Tiếp theo là chia thành các đầu mục. Ví dụ như tiền cũng có tiền mặt, hay tiền trong tài khoản ngân hàng nào, để dùng vào mục đích gì (ví dụ: thanh toán hóa đơn, nhận lương…). Tài sản đầu tư bao gồm cổ phiếu hay trái phiếu, BĐS…

bang can doi tai chinh - cach ghi chep chi tieu ca nhan
Ví dụ về bảng Cân đối tài chính của tôi, bao gồm rất nhiều các tiểu mục tài khoản khác nhau.

Điều này giúp bạn khi nhập các chi tiêu sẽ biết nguồn tiền nào được lấy ra để thực hiện khoản chi, tăng giảm các số dư ở các tài khoản hay tiền mặt diễn biến ra sao, các khoản mục có cân đối không, có mục nào bị tiêu quá mức hay không.

Nếu bạn đang thực hành quản lý tài chính cá nhân, đừng quên việc chia các khoản tiền mình vào những chiếc “lọ”: Các quỹ dự phòng, quỹ khẩn cấp… nên có một tài khoản ngân hàng riêng. Ít nhất bạn nên sở hữu cho mình 3 tài khoản như vậy.

Các số dư ở các tài khoản nên được đồng bộ với số dư trong các app ngân hàng bạn sở hữu và tốt nhất bạn nên check định kỳ thường xuyên 1 tháng/lần để đảm bảo số ghi sổ và số dư thực khớp nhau.

Sau đó, bạn tổng hợp chúng lại bằng biểu đồ: Biểu đồ cột qua các tháng để theo dõi sự tăng trưởng tài sản, Biểu đồ tròn để thể hiện cơ cấu tài sản (nợ trên tài sản là bao nhiêu, lượng tiền tiết kiệm, đầu tư trên tài sản…). Một chút thao tác trên Excel để vẽ các biểu đồ này rất dễ dàng, bạn hoàn toàn có thể học trên Youtube.

bieu do tang truong - cach ghi chep chi tieu ca nhan
Đi kèm với nó là các biểu đồ theo dõi tình hình tăng trưởng và sức khỏe tài chính

Lưu ý nhỏ là bảng CĐTS thường sẽ là hệ quả của những thay đổi trên các bảng báo cáo thu nhập và báo cáo dòng tiền. Do đó nếu có chút kiến thức Excel, bạn nên lập các hàm để tự động cộng/trừ số dư trên các tài khoản của bảng CĐTS mỗi khi có thay đổi trên 2 bảng báo cáo còn lại, để không phải nhập dữ liệu quá nhiều.

Báo cáo thu nhập (Income Statement)

Đây là bản báo cáo các nguồn thu nhập tạo ra luồng TIỀN VÀO của bạn.

Thông thường với đa số các bạn mới ra trường đi làm, chúng ta sẽ chỉ có duy nhất một luồng tiền vào đó là Lương hàng tháng. Do vậy nếu nguồn thu của bạn không quá phức tạp, bạn có thể gộp chung nó với bảng Cash-Flow cũng được.

Khi nguồn thu của bạn tăng lên, ví dụ như tiền thuê nhà, tiền làm out-source, tiền kinh doanh thêm tại nhà… lúc này thu nhập của bạn sẽ phức tạp hơn. Và sẽ còn phức tạp hơn nữa khi tính đến các chi phí như giá vốn kinh doanh, chi phí lãi vay (vay kinh doanh), hay thuế thu nhập.

Lúc đó, bạn sẽ cần đến một chiếc bảng Excel khác.

Tối đa nguồn thu nhập là một trong những chiến lược quan trọng góp phần giúp bạn đạt được Tự do tài chính trong tương lai.

Nhớ rằng mọi thu nhập của bạn cuối cùng đều phải là Thu nhập Thực nhận. Có nghĩa là tiền lương sau khi hoàn thành hết các nghĩa vụ nộp thuế/đóng bảo hiểm, hay với kinh doanh là trừ đi giá vốn, chi phí hoạt động, lãi vay và thuế mới là phần chúng ta có thể ghi nhận vào bảng Cân đối tài sản.

Dòng tiền (Cash-Flow)

Báo cáo Dòng tiền (Cash-Flow) là bản báo cáo ghi chép lại các diễn biến Tiền Ra – Vào trong kỳ của bạn. Đây chính là nơi để bạn ghi chép chi tiêu cá nhân hàng ngày dưới dạng TIỀN RA.

Bạn ghi lại các chi tiêu của mình theo công thức như sau: Tài khoản nào? –> Bao nhiêu tiền? –> Đi đâu? – Cho việc gì?

Nếu là chi tiêu tức là tiền của bạn đi ra hoàn toàn khỏi bảng Cân đối tài sản, hãy ghi chú lại bằng TIỀN RA. Việc chi trả lãi vay hay thẻ tín dụng cũng được quy thành TIỀN RA.

Nếu là chuyển khoản nội bộ (ví dụ: Rút tiền mặt, nộp tiền vào tài khoản, chuyển khoản giữa các tài khoản…) thì tiền của bạn chỉ di chuyển qua lại giữa các tài khoản của mình, không bị mất khỏi bảng Cân đối, nhưng bạn vẫn phải ghi chú lại để theo dõi cơ cấu tài sản qua biểu đồ tròn.

Các khoản phát sinh như được người khác trả nợ, hoàn thuế hay được người khác biếu tăng… cũng được thống kê bằng TIỀN VÀONhư đã nói trên phần Báo cáo thu nhập, nếu bạn có nguồn thu nhập đơn giản, không có nhiều thì có thể gộp thu nhập của mình vào dòng TIỀN VÀO.

Tóm lại:

TIỀN VÀO = DÒNG TIỀN DƯƠNG = Tăng tài sản trên bảng Cân đối.

TIỀN RA = DÒNG TIỀN ÂM = Giảm tài sản trên bảng Cân đối.

Hãy ghi chú mục đích chi tiêu thật cẩn thận để có thể tra cứu về sau.

Nếu bạn có thêm một chút kiến thức Excel, bạn có thể nhập các hàm tự động cộng/trừ số dư ở bảng Cân đối, ứng với tài khoản mà bạn sử dụng để chi tiêu hay nhận thêm tiền vào. Còn không thì có thể cộng trừ bằng tay cũng được, nhưng cái gì có thể tự động hóa thì vẫn hơn.

Cách ghi chép lại dòng tiền trong bảng Cash Flow của tôi. Mỗi tháng sẽ có 1 bảng (Sheet) như vậy được đồng bộ trực tiếp với số dư ở bên bảng Cân đối tài sản thông qua hàm Excel. Tôi không cần phải cộng/trừ số dư trực tiếp trên bảng Cân đối nữa.

"Vận hành" bảng Báo cáo tài chính cá nhân

Mọi bộ máy đều mất một chút thời gian ban đầu để vận hành trơn tru. Đừng sợ khi thấy có quá nhiều thông tin phải xử lý! Thực tế, nếu đã chạy các hàm excel chính xác, thì bạn chỉ cần đơn giản nhập dữ liệu cho bảng Báo cáo thu nhập và Dòng tiền là đủ.

Vì bảng Cân đối tài sản chỉ thể hiện kết quả cuối cùng tình trạng tài sản của bạn sau khi đã qua các chi phí đã được ghi nhận trong kỳ (tháng) mà thôi.

Bảng báo cáo này sẽ vận hành sơ bộ như sau:

Nếu có chi tiêu: TIỀN RA -> Nguồn nào? (Tiền mặt) -> Giảm lượng tiền mặt trên bảng cân đối. Mục đích: ví dụ, mua sắm. Số dư trên bảng Cân đối giảm.

Nếu có tiền vào: TIỀN VÀO -> Nguồn nào? (Tài khoản A) -> Tăng số dư trên bảng cân đối cho tài khoản A. Mục đích: ví dụ, thưởng Tết… Số dư trên bảng cân đối Tăng.

Nếu chuyển tiền nội bộ: Từ Nguồn nào? (Tài khoản A) -> Vào Nguồn nào? (Tài khoản B) -> Tăng số dư trên bảng cân đối cho khoản B, Giảm ở khoản A. Mục đích: ví dụ, chuyển tiền vào quỹ dự phòng. Tổng số dư trên bảng cân đối không đổi.

Cứ như vậy, mỗi tháng bạn sẽ tạo một cột mới để ghi lại biến động Tổng tài sản của mình. Theo dõi sự tăng trưởng qua biểu đồ cột, nếu có tháng nào đó Tổng tài sản giảm so với tháng trước, rất có thể bạn đang chi nhiều hơn những gì bạn kiếm được – không nên một chút nào.

Mẹo ghi chép chi tiêu cá nhân hiệu quả

1. Đừng xem thường những đồng bạc lẻ nhỏ nhặt! Rất nhiều người coi thường những chi tiêu nhỏ nhặt chỉ vài ba ngàn đồng như tiền gửi xe, uống trà đá… hay thậm chí là các khoản phí quản lý tài khoản ngân hàng. Nhưng theo thời gian, chúng tích lũy đủ lớn để tạo ra sự khác biệt. Hãy ghi lại đầy đủ mọi phát sinh dù là nhỏ nhất!

2. Phân định rạch ròi giữa Tiền nhàn rỗi và các Khoản chi quan trọng khác (ví dụ: tiền điện, nước hay internet) trên bảng cân đối. Nó sẽ giúp bạn tránh tình trạng “Nước sông phạm nước giếng”, dùng tiền của các khoản chi này để mua những thứ khác. Ngoài ra nó còn giúp bạn đỡ phải lập quá nhiều tài khoản ngân hàng.

3. Theo dõi những khoản nợ của bạn. Nợ thường đi kèm với lãi khiến cho bạn phải chật vật cày kéo để trả, do đó tốt nhất nên giữ Nợ/tài sản ở mức hợp lý, tốt nhất là dưới 20%. Lý tưởng nhất là không mắc nợ.

4. Cập nhật lãi/lỗ trên giá vốn đầu tư thường xuyên nếu bạn có đầu tư tài sản như chứng khoán, tiền ảo. Nó giúp bạn phản ánh chân thực tình hình sức khỏe tài chính của bạn. Tại sao? Nếu tài sản của bạn bị giảm do thua lỗ đầu tư và thấp hơn cả số nợ bạn đang có, bạn đang lâm vào tình trạng “ÂM VỐN CHỦ SỞ HỮU” cực kỳ nguy hiểm.

Xem thêm: Bạn có đang đầu tư đúng cách? Sai lầm kinh điển của những nhà đầu tư chứng khoán!

Bottom Line

Như vậy là qua bài viết này các bạn đã hiểu được cách ghi chép chi tiêu cá nhân sao cho đúng và khoa học. Với khối lượng thông tin là khá nhiều, cộng với thói quen chi tiêu không tốt từ lâu sẽ khiến bạn gặp đôi chút trở ngại khi thay đổi thói quen tài chính. Tuy nhiên cùng với sự kiên nhẫn và kỷ luật, bạn sẽ sớm nhận được sự đền bù xứng đáng. Đây cũng là cách mà những người giàu có và thành công thực hiện xây dựng khối tải sản khổng lồ cho mình trên con đường lập nghiệp.

Chúc các bạn sớm thành công và thịnh vượng về mặt tài chính. 

Hãy xem thêm video dưới đây để tìm hiểu về con đường tạo ra 1 triệu $ đầu tiên của nhân vật giả tưởng tên Tom:

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.

error: Content is protected !!